Финансовое управление закупками в торговых организациях

Несмотря на то, что торговые компанииотличаются друг от друга размерами , структурой ,продукцией которой они торгуют , всем имприходится иметь дело в процессе деятельности соптимизацией управления системой закупок товарадля дальнейшей реализации .Чем крупнее фирма ,тем серьезнее стоят перед ней проблемыпроектирования оптимального , то есть самоголучшего , эффективного потока материальныхценностей . Безусловно , что с одной стороны ,широта ассортимента , наличие прогрессивных формобслуживания , оптимальная ценовая политикафирмы существенно влияет на объем продажторговой компании , а следовательно нафинансовое состояние фирмы. Но с другой стороны ,временное омертвление финансовых ресурсов впроцессе торгово-хозяйственной деятельностиосуществляется в товарных запасах и дебиторскойзадолженности , тем самым увеличивая рискуменьшения доходности торговых операций , вслучае , если товар не будет реализован илиреализован за больший , чем планировалось ,период времени .Ответом на вопрос , что , по какойцене и в каких количествах следует закупатьтовар , для поддержания максимального объемапродаж , избегая при этом разрывов в торговомпроцессе , при отсутствии необходимого товара наскладе , снижая при этом риск затоваривания наскладе и минимизируя объем финансированиязакупок - является организация финансовогоуправления закупками и товарными запасами.

Определение товарных групп дляуправления закупками . Классификация АВС

Классификация АВС основывается напринципе Парето , отражающем подтверждаемыйторговой практикой факт : прибыль от продажпримерно 20-25 % всех артикулов ассортиментасоставляет около 70-80 % всей валовой прибыли (поставщика , товарной категории либо розничнойсети в целом ). В соответствии с классификациейАВС весь ассортимент распределяется на три илиболее уровня приоритета ( при номенклатуре более3000 артикулов рекомендуется 4 уровня) .Эти уровниимеют следующее соотношение :

Таблица 1

Для практического классифицированияассортимента ( групп товаров , поставщиков ,категорий и т.д.) применяется следующий алгоритм :

• рассчитывается общее количество артикулов в ассортименте .
• рассчитывается количество артикулов каждого приоритета в соответствии с их суммарной долей в ассортименте ( таблица 1)
• рассчитывается прибыль по каждому артикулу и валовая прибыль по ассортименту
• рассчитывается доля прибыли каждого артикула в валовой прибыли
• данные сортируются по столбцу с долями прибыли ( в порядке убывания)
• артикулы распределяются по приоритетам в соответствии с их количествами , то есть верхним 10 % присваивается приоритет А , последующим 15% - приоритет В и т.д.
• рассчитывается накопленная доля прибыли каждого приоритета.

Планирование закупок и продаж повпервые закупаемым товарам

Цель закупки нового товара — неполучение прибыли, а накопление статистики поданному товару для дальнейшего управлениязакупками данного товара.

А) Закупка пробной партии новоготовара имеющейся товарной группы.

Определение пробной партии закупкитовара производится исходя из среднедневногообъема показателей по схожим товарам

Vз = V ср.д х М,

где    V ср.д — среднедневнойобъем продаж по товарной группе по одной позициисхожих товаров (по качеству, престижу, цене и т.п.,то есть в зависимости от позиционирования нарынке);

М — период, определяемый экспертным методом, за который можно охарактеризовать поведение товара на рынке (М не более среднего нормативного срока хранения товаров по группе).

Б) Закупка нового товара новойтоварной группы.

Размер пробной партии выбирается экспертнымметодом исходя из критериев, приведенных втаблице 2. Выбор объема закупок производится наотрезке значений между максимальным иминимальным значениями закупок.

Общая схема решения задачиуправления закупками.

Таблица 2.

Критерий выбора объема пробной закупки для нового товара новой товарной группы

Выбор наилучшего поставщика иусловий поставки.

Выбор наилучшего поставщика основанна нахождении минимальной цены поставки средивсех предлагаемых цен , переведенных в ДДП . Втаблице 3 представлен расчет минимальной цены ,приведенной к ДДП с учетом форм оплаты товара. Заоснову взяты 3 основные группы расходов :транспортировка и погрузка – разгрузка запределами РФ , страхование , таможенная очистка .Для количественного сравнения рассчитываютсявмененные издержки при различных условияхоплаты на соответствующие сроки замораживанияоборотных средств при предоплате , и получениевременно дополнительных средств в видетоварного кредита . Если для выбраннойминимальной цены указан фиксированный объемзакупки , то данный объем необходимо сравнить спрогнозированным объемом продаж за периоднормативного срока хранения товара или за периодот заказа товара до его оприходования на склад (из двух периодов выбирается максимальный , таккак товар целесообразно закупать на периоднормативного срока хранения , но в случае когдаданный период меньше периода доставки товаратовар следует закупать на период поставки , дляпредотвращения перебоев с товаром).

Таблица 3
( данные предоставлены одной из торговойкомпании г.Москвы)

Pddp`=Pddp+R1+Po*(P1*T1-P2*T2)*Kd/360+B1*Po

Определение нормативного срокахранения товара.

Нормативный срок храненияопределяется следующими факторами :

• возможность точного планирования выручки ( себестоимости реализации )
• среднего периода хранения товарной позиции на складе за прошлые периоды
• период жизненного цикла товара и возможностью появления новых заменителей ( моделей)

Нормативный срок хранения товара наскладе определяется экспертным методом исходяиз перечисленных факторов . Т.о. товарнецелесообразно и рискованно закупать вколичестве , превышающем нормативный срокхранения .С другой стороны , товар целесообразнозакупать на период не менее нормативного срокахранения , так как с увеличением размеразакупаемой партии снижается себестоимость однойштуки.

Определение минимального остатка наскладе

Минимальный остаток на складеопределяется двумя параметрами :

• максимальное процентное отклонение фактического значения выручки от планового значения
• максимальный сбой в поставках товара в ретроспективном периоде .

Минимальный остаток на складеопределяется как процент от перспективногозначения объема продаж ( R ) . Данный процентрассчитывается по формуле :

R = r₁+r₂ ;

Где     r₁–максимальное значение отклонения планавыручки по себестоимости от факта вретроспективном периоде , %.

r₂ – максимальный сбой в поставках товара в ретроспективном периоде , %.

r₂ = максимальный сбой в поставках товара ( дни ) / средний срок доставки товара (дни)

т.о. минимальный запас товара на складерассчитывается по формуле :

N=R x Vd ;

Где :    Vd –прогнозируемый объемреализации на период нормативного срокахранения или период от заказа до прихода товарана склад .

Таблица 4 .

Исходные данные для расчетанорматива , связанного с перебоями в поставках

Расчет норматива , связанного снепрогнозируемым увеличением выручкипредставлен в Таблице 5 .Итоговый нормативсоставил

R=83.3%+34.14%=117.44%

Таблица 5 .

Расчет максимального отклоненияфактической выручки от плановой .

Методика определения даты закупки товаровгруппы “А”

В процессе управления закупками иостатками товара на складе следует рассмотретьследующие 3 варианта :

1-й вариант – в момент прихода товара впути на склад товарный запас на эту дату большеминимального значения , что при прочих равныхусловиях может свидетельствовать о чрезмерныхзакупках в прошлые периоды , неправильноспланированной выручке , влияния сезонныхколебаний и т.д.

2-й вариант – в момент прихода товара впути на склад товарный запас ниже минимальногозначения ;

3-й вариант – на момент прихода товарав пути на склад товарный запас отсутствует

В первом варианте для расчета датызакупки можно учитывать весь товарный запас. Привтором варианте происходит расходованиеминимального запаса до момента прихода товара впути и при закупке товара израсходованныйминимальный остаток должен быть восполнен.

Минимальный объем закупок для всехтрех случаев определяется по формуле :

Vз1= Vдост +N - Тз

Тз –текущий товарный запас;

Дп1- дата прихода товара в пути насклад;

N- минимально допустимый остаток наскладе ;

Тздп –товарный запас на моментприхода товара в пути на склад;

Трасх1(0)-период расходования товарногозапаса на складе до 0;

Трасх1(N)- период расходованиятоварного запаса на складе до норматива;

Трасх2(0) –период расходованиятоварного запаса в пути до 0;

Трасх2(N)- период расходованиятоварного запаса в пути до N;

Трасх(N)- период расходования всеготоварного запаса до N;

Тнед- период недостатка товара наскладе;

Тдост- период от момента размещениязаказа до прихода товара на склад в днях;

Тзак- период , через который следуетделать заказ от текущего момента;

Vдост-объем продаж за период доставки(Тдост).

При явном недостатке товара на складев будущие периоды (вариант3-й) и наличие товара впути с датой прихода после расходованиятоварного запаса до 0 следует искать товары наусловиях ДДР и т.д. по возрастающему срокудоставки ( от заказа до прихода товара на склад )для закрытия “провалов” по складу со срокомполучения товара до момента прихода товара впути на склад. Наиболее выгодные условияподбираются по той же методике , что и выборнаилучшего поставщика ( Таблица 3) , однако сограничением по сроку прибытия на склад ( дляобеспечения товаром в период недостатка ).

Таблица 6 .

Расчет заказа текущего дня .

Трасх1(N) = (Тз`-N)/Vдень – Периодрасходования товара в пути до 0 или Nрассчитывается аналогично

Трасх(0) = Тз/Vдень

Тздп = Тз`-Vдост x (Дп1-Тд)

Нед тз = N-Тздп

Qd = Vдост + N-Тз`

Vз = Мах (Qd;Qn)

Дзак = Дп1 + Трасх(N) – Тдост или приотсутствии товара в пути Тзак = Тд+Трасх(N) –Тдост

Vp = Q, если Тзак = Тд

Тз`` = Тз` -Vдень

Тп2 = Тп1 , если нет заказа на сегодня , впротивном случае произвести заказ на сегодня

Методика принятия решения о закупкитовара сверх текущей потребности из-запривлекательности цен.

При варианте предложения поставщикомтовара по низкой стоимости и фиксированномобъеме ( например , “сток”) или использованияпоставщиком гибкой ценовой политики , следуетприменять другой принцип принятия решения озакупке товара уже после нахождения наиболеевыгодного поставщика.

На первом этапе определяются расходыпо замораживанию денежных средств в товарныхзапасах сверх потребности. Для этогорассчитываются прогнозные остатки товара наскладе помесячно на протяжении периодарасходования предполагаемой закупки и текущеготоварного запаса до минимального остатка. Этосвязано с тем , что нет потребности в новом товаре, пока имеющийся товарный запас не достигнетнормативного уровня.

Остатки товара на складе помесячнонеобходимы для определения среднего товарногозапаса в течение месяца

Ок=Он-Vп;

Где     Ок – остаток на конецмесяца за вычетом минимального остатка;

Он- остаток на начало месяца за вычетом минимального остатка;

Vп- объем продаж за месяц.

Объем продаж за месяц определяетсяразными способами , в зависимости отпринадлежности товара к группам “А” , “Б” , “С”или “Д”.Для группы “А” объем продажопределяется исходя из прогноза , для остальныхгрупп исходя из текущего товарного запаса иоборачиваемости . Затем определяется срокрасходования товара до минимального значения. Вслучае , если он больше максимально допустимогосрока хранения ( определяется стабильностьюспроса в долгосрочном периоде иобщеэкономической ситуацией) , то закупка“стокового” товара нецелесообразна. Послеэтого при положительном результате проверки нацелесообразность рассчитываются следующиепараметры.

Среднее значение товара на складеопределяется по соотношению :

Оср(i)= (Он(i)+Ок(i))/2 ;

Оср (i)- средний остаток товара на складе за i – месяц за вычетом минимального остатка.

Определение расходов по хранениюизлишнего тованого запаса определяетсяследующим образом :

где     Кд – кредитноедавление % в месяц ;

S ск – расходы по складированию 1 $ товара на складе в месяц ( зависит от объема , занимаемым 1 $ товара на складе и арендной ставки склада за 1 м.кв.)

Для принятия решения о закупкенеобходимо сравнить два параметра :

1. Разница между суммами закупками по ценам “Сток” и наилучшими условиями поставки ( были выбраны ранее у конкретного поставщика) Ро ;
2. Расход по содержанию излишнего товарного запаса Rxp.

То есть , если Ро > Rxp , то закупкацелесообразна .

Управление товарами групп “Б” , “С”,“Д”

Управление товарными позициями групп“Б” , “С”, “Д” осуществляется на основе двухпоказателей :

1. сумма товарного запаса на текущую дату ( ТЗ`) ;
2. средний срок хранения товара ( Т хранения ).

Таким образом , сумма закупки товара Vзопределяется по формуле :

Где :    N – минимальный остатокна складе , ниже которого товарный запас ( ТЗ`) недолжен опускаться

ТЗ` - товарный запас на текущую дату

ТЗ – средний товарный запас за прошлые периоды ;

Коб – коэффициент оборачиваемости товарного запаса ( отношение себестоимости реализации к средним остаткам на складе ).

Дата закупки определяется по формуле :

Д закупки = Д текущая + Т расходования ТЗ` до N – Т ср. доставки ;

Где     Д и Т – дата и периодыв днях соответственно .

Т расходования ТЗ` до N = ((ТЗ`-N)/ ТЗ) * Т хранения

Где     Т хранения – срокхранения в днях товара на складе илиоборачиваемость товарного запаса в днях ,которая рассчитывается по формуле :

Т хранения = ТЗ*30 / Объем реализации по ценам товара на складе за месяц

Отдельные номера журналов Вы можете купить на сайте www.5B.ru
Оформление подписки на журнал: http://dis.ru/e-store/subscription/